Tại sao Việt Nam cần học phương thức quản lí thời gian của Đức? – Ứng dụng Giờ Mở Cửa

Timeboxing 3 : Kỹ thuật quản lí thời gian của người Đức

Tại sao Việt Nam cần phương thức quản lí thời gian của Đức?

Hãy mở đầu bài viết này bằng một vài con số thống kê trên các báo:

Về Việt Nam

“Tính theo sức mua tương đương năm 2011, năng suất lao động của Việt Nam năm 2016 đạt 9.894 USD, chỉ bằng 7% của Singapore; 17,6% của Malaysia; 36,5% của Thái Lan; 42,3% của Indonesia; 56,7% của Philippines và bằng 87,4% năng suất lao động của Lào”, Tổng cục Thống kê cho hay. (Nguồn: vneconomy.vn)

“Với tình hình hiện nay thì 10 người Việt Nam làm không bằng 1 người Singapore, 5 người Việt chưa bằng 1 người Malaysia, gần 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Thái Lan, thậm chí năng suất lao động của chúng ta còn thấp hơn Lào“. (Nguồn: vneconomy.vn)

—————————————-

Về Đức

Theo OECD, năm 2014 năng suất lao động (GDP/giờ lao động) của Đức là 64.4 USD, so với 41.3 USD của Nhật thì năng suất lao động của Đức cao hơn 56%. Lý do khiến cho năng suất lao động của người Đức cao hơn hẳn so với Nhật Bản là thời gian làm việc của người Đức ngắn. Đức là ví dụ minh chứng cho việc mặc dù thời gian làm việc ngắn nhưng vẫn có thể giữ vững được mức tăng trưởng kinh tế và tái phân phối của cải dựa trên hệ thống an sinh xã hội.

Đức là cường quốc “rút ngắn thời gian làm việc”. Theo OECD, năm 2014 thời gian làm việc bình quân hàng năm của một người Đức là 1371 giờ. Đây là con số thấp nhất trong số các nước OECD, ngắn hơn thời gian làm việc bình quân của các nước OECD 399 giờ, của Hàn Quốc 753 giờ. (Nguồn: tech.vietfujigroup.com)*.

Hoặc đơn giản hơn là người Đức chỉ mất 4 ngày để làm những gì mà người Anh mất 5 ngày để hoàn thành. (Nguồn: fullfact.org)

Tóm gọn lại là năng suất lao động của Việt Nam và Đức là hai đầu cực đối nghịch. Vì lí ”ta còn thua cả Lào”, tôi nghĩ chúng ta nên tham khảo cách nào hiệu quả nhất để tăng năng suất. Mà quản lý tốt thời gian là chìa khoá của làm việc hiệu quả, nên tôi đề xuất với chính phủ Việt Nam là học cách của Đức.

—————–

Trước khi đọc về cách áp dụng, hãy đảm bảo là bạn hiểu ”cách của Đức” là cách gì, bằng việc đọc bài Giải thích phương pháp Giờ Mở Cửa.

Tôi muốn nói với bạn là: có thể bạn chưa từng được nghe thấy phương pháp này; dù nó đã phổ biến ở Đức từ lâu, và dù đã có nhiều du học sinh và Việt Kiều Đức thấy nó. Lí do bởi vì với người Việt sống lâu ở Đức, ai cũng coi hệ thống này là ”hiển nhiên nó phải thế”. Ví dụ như chồng tôi đã ngạc nhiên khi tôi thấy hệ thống này … đáng ngạc nhiên. Còn với người mới tới Đức, ai cũng sẽ hơi bỡ ngỡ với cách sống này, nhưng rồi họ sẽ nhanh chóng điều chỉnh và theo được, rồi coi nó là điều bình thường của một xã hội phát triển hơn. Bởi vậy, dù nó lạ, nhưng không mới. Dù nó hay, nhưng chưa được người Việt quan tâm đúng mức.

—————————————-

Phần 3: Cách xây dựng Giờ Mở Cửa và ứng dụng của tôi

Việc có một khung giờ để công bố ra không đơn giản là chọn bừa. Mà chúng ta cần tính toán để tạo những khung thời gian hợp lí nhất trong chu trình làm việc.

Kỹ thuật Pomodoro khuyên bạn chia nhỏ thời gian một buổi học/buổi làm. Còn kỹ thuật ETS khuyên bạn nên chia tuần thành 3 mục đích. Với kỹ thuật Giờ Mở Cửa, bạn nên đóng khung Việc cố định cho Giờ cố định. Quy trình của nó xuất phát từ việc bạn hiểu khối lượng công việc đó là bao nhiêu, rồi chia thời gian cho tương ứng thôi.

Tuy nhiên, hãy lưu ý hai nguyên tắc quan trọng mà người Đức áp dụng khi xây dựng hệ thống này. Thứ nhất là đo đạc liên tục và kĩ lưỡng (xem bài trước). Chính từ nguyên tắc một này, họ thường dẫn tới quy tắc hai là ”Thực tế không phải luôn luôn có sự cào bằng”. Nghĩa là cách xây dựng trên chỉ là lí thuyết, và người Đức luôn chú trọng vào những gì đang xảy ra trong thực tiễn hơn. Lí thuyết là 10 người đến nhà sách mua sách. Nhưng trên thực tế là gì? Chỉ 1 người mua thôi. 5 người thì đọc ké, 2 người đứng nhờ điều hoà cho mát và 2 người đi lộn cửa hàng. Rất khác nhau mà?

Nghe hoành tráng vậy nhưng khi ứng dụng cho cá nhân lại khá dễ. Đầu tiên, hãy trả lời các câu hỏi này:

• Những điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống cá nhân của bạn? (Xác định khối lượng và chất lượng)
• Bạn đã dành đúng lượng thời gian cho những người đó/ việc đó chưa? Hiện tại những ai/những việc gì chúng ta nên mạnh mẽ cắt giảm thời gian mở cửa của mình? (Chia thời gian)

Sau đó, bạn chỉ cần tập trung vào quy tắc ”giờ nào việc nấy” là đủ. Dưới đây là những Giờ mở cửa tôi đã và đang thực hiện để sống hiệu quả:

Phần ứng dụng của tôi

• Giờ kiểm tra email

Trước đây tôi có thói quen ”refresh” kiểm tra email mới cả ngày. Nó giống như chúng ta có giờ mở cửa cho việc tiếp nhận thông tin từ 6g sáng tới 10g tối vậy.

Nhưng kiểm tra mail thực sự chẳng đóng góp gì nhiều cho cuộc sống của tôi ngoài sự xao nhãng. Nó không quan trọng nhưng đang chi phối tôi quá nhiều. Thế là tôi quyết định cắt giảm và giới hạn. Tôi có quy định cho cá nhân mình là chỉ kiểm tra email 1 tiếng vào buổi trưa. Vì đó là lúc buồn ngủ nên cần có hoạt động nào tươi mới. Hãy so sánh nhé. Nếu bạn mở email vào sáng sớm, việc gì bạn sẽ làm vào cả buổi? Chắc chắn là vội vàng trả lời email! Kết quả là hết email này đến email khác, và mấy đầu việc bạn đang định làm bị quên béng đi, rồi bị đẩy xuống chiều và thậm chí là hôm sau. Khi chuyển sang chọn khung giờ trả lời mail cố định, tôi thấy việc kiểm tra mail vào buổi sáng thật là sai lầm của cuộc đời mình!

• Giờ nói chuyện quan trọng của hai vợ chồng: không bàn chuyện quan trọng vào sau 9g tối

Tôi để ý là khi bàn bạc những việc quan trọng, chúng ta cần kiểm tra tài liệu nên rất mất thời gian. Ví dụ như việc hai vợ chồng tôi bàn về việc chọn thành phố nào để sống chẳng hạn, phải đọc nhiều về các thông tin và thủ tục. Ngoài ra, nếu không dễ dàng đồng thuận, tâm lí cũng bị ảnh hưởng sau đó. Việc này rất dễ khiến não bị căng, tâm lí không thoải mái để ngủ ngon. Do đó, bàn bạc việc gì chúng tôi chỉ tiến hành vào sáng sớm hoặc buổi trưa thay vì sau 9g tối.

• Giờ đọc sách

Phần này tôi đã nhắc tới rồi. Vui lòng tham khảo tại đây.

• Giờ mở cửa cho người thân, bạn bè

Sếp cũ của Mik có Giờ Mở Cửa cho gia đình từ 7g tối hàng ngày trở đi. Anh ấy thực hiện điều đó suốt 18 năm qua. Dù công ty có vấn đề gì thì anh vẫn về nhà để ”mở cửa phục vụ” vợ con đều đặn. Thế là nhân viên muốn sếp tham gia hoạt động gì sau 7g tối thì phải bố trí thêm suất cho vợ con của anh.

Với sếp, có lẽ vợ con cần được dành thời gian hơn là những ông bạn nhậu đến rồi đi. Còn với tôi, tôi tự hỏi: ”Gia đình hay bạn bè đang cần nhiều thời gian của ta hơn?” Tôi nhận ra so với bạn bè, mẹ tôi sẽ có ít thời gian còn lại sống trên hành tinh này hơn. Bởi vậy, thay vì tối nào cũng bay nhảy như trước đây, tôi dành 1/3 các buổi tối ngồi nói chuyện/ xem TV với mẹ. Rồi dành 1/3 các tối để tự học thêm kĩ năng mới. Còn lại mới để đi cafe với lũ bạn. Chà, trưởng thành là đây.

Nhưng không phải cách này lúc nào cũng hay. Ví dụ như khi tôi quyết định chỉ mở cửa đi cafe với bạn bè vào tối thứ 5 hoặc tối chủ nhật. Hệ quả là…. 6 tháng trời không gặp đứa bạn thân vì nó … không thích khung giờ đó. Nói chung thực tế không dễ đâu nhé.

Đoạn tiếp theo là áp dụng cho các công ty.  Nếu bạn không quan tâm thì nên chỉ đọc tới đây thôi nhé. Hẹn gặp lại trong chương trình lần sau.

À khoan, trước khi đi, nếu bạn có bạn bè là giám đốc các công ty, cửa hàng, cơ quan…. thì nên giải thích cho họ về cơ chế này, nhất là đoạn dưới đây. Họ sẽ tiết kiệm được hàng trăm triệu cho công ty, và biết đâu họ sẽ gửi tặng bạn số tiền ấy (đừng quên chia cho Mik nhé).

Nếu bạn có người quen ở Bộ Lao Động hay Ban Kinh Tế chính phủ, hãy kể cho họ về mô hình này. Nếu không thì hãy chia sẻ bài viết này cho tới khi nội dung này tới được những người phụ trách ấy. Vì có thể chính phủ đồng ý áp dụng mô hình này, và chúng ta sẽ sánh ngang được với Lào và các cường quốc năm Châu thì sao?

———————–

(* số liệu thống kê về năng suất ở các trang khác nhau – cả của Việt Nam và quốc tế – có sự chênh lệch. Ngoài ra, mặc dù tôi cho rằng cách tính GDP/giờ lao động chưa phản ánh hết việc đo đạc năng suất. Nhưng tới thời điểm hiện tại những thống kê trên vẫn là tổng quát nhất nên chúng ta hãy tạm sử dụng đo lường này)

————————-

Ứng dụng cho doanh nghiệp

Bài viết này không khuyên các doanh nghiệp phải công bố những Giờ Mở Cửa rắc rối. Hơn cả, tôi hy vọng nó mở ra một góc nhìn mới về năng suất cho doanh nghiệp thay vì đi theo lối mòn hiện tại.

Mặc dù phần trên và các bài trước luôn nhấn mạnh về hữu ích to lớn của Giờ Mở Cửa, ở đây tôi vẫn muốn mô tả thêm lần nữa. Hãy dùng ví dụ về cậu bạn cùng lớp của tôi, người muốn đi làm dịch vụ thẻ sinh viên. Thông thường chúng ta bố trí một nhân viên ngồi cả ngày để vừa tư vấn, xem tình trạng thẻ, thu tiền, đổi thẻ cũ mới… Nhưng người Đức không bố trí như vậy. Tại sao?

Lặp lại một chút, vì cách bố trí trên là cách cào bằng. Nó lờ đi con số thực tế là không phải số khách đóng tiền bằng số khách hỏi thông tin, hay bằng số khách xin đổi thẻ. 10 người đến thì 9 người hỏi thông tin thẻ, 1 người hỏi đường vì bị lạc. Còn người đóng tiền chỉ có 2 và người huỷ bỏ thẻ có khi là 5. Vì thế, thay vì bố trí nhân công làm đủ 8 tiếng cho vô số dịch vụ khác nhau, thì rất đáng để tách rõ từng dịch vụ, rồi đo đạc số khách trên thực tế, rồi từ đó phân chia lại thời gian làm việc.

————————–

Nếu loại bỏ được tư duy cũ chúng ta có thể tăng năng suất lên gấp nhiều lần. Chỉ cần có tư duy mới, thì ai cũng có thể sáng tạo nhiều ứng dụng của Giờ Mở Cửa. Bác bán gà quay ở ngõ nhà tôi ở Munich đã chứng minh điều này.

Bác có một cái bụng phệ, lái một chiếc xe bán hàng rong đỗ ở góc phố. Trên xe gà quay vàng óng có tấm biển ”Mở cửa từ 11g tới 15g thứ bảy hàng tuần”. Vậy là tôi và chồng luôn dành trưa thứ bảy đi mua gà về ăn. Nhưng chỉ ăn không thôi thì béo quá, chúng tôi phải tư duy nữa. Câu hỏi đặt ra là vì sao người đàn ông này chỉ làm việc có 1 ngày 1 tuần?

Trước tiên hãy hỏi bản thân là ”Có phải ngày nào mình cũng ăn gà không?”

– Không, một tuần ăn gà quay một lần thôi là ngon rồi, ăn nhiều ngán lắm.

”Vậy nếu bác ấy bán thêm vào thứ năm thì bạn có mua thêm không?”

– Tất nhiên là không!

Đó, vậy thì tội gì bác ấy phải làm thêm 1 ngày nữa? Dù mở cả tuần thì 1000 hộ dân trong phố cũng chỉ mua tối đa 1000 con gà quay thôi!

Thay vào đó, bác lái xe gà tới quận bên cạnh vào thứ hai để bán cho 1000 hộ dân khác với giờ mở cửa ”Mở cửa từ 11g tới 15g thứ hai hàng tuần”. Và cứ thế, cứ thế. Vì người dân cũng vốn có văn hoá Giờ Mở Cửa nên cũng xếp lịch chỉ ăn gà theo ngày đó. Doanh thu của bác tăng gấp 6 lần so với một người bán hàng rong ngày nào cũng đứng một chỗ (trong 6 ngày làm việc)!

Với tư duy Giờ Mở Cửa theo văn hoá Đức, một người bán gà dạo ngoài phố cũng làm việc năng suất gấp nhiều lần.

———————–

Với một tổ chức, một công ty, muốn thực sự xây dựng hệ thống giờ mở cửa, các nhà quản lí phải nhìn và đánh giá được cả khả năng của nhân viên. Thứ nhất để tính toán xem khung thời gian hoàn thiện mỗi đầu việc của một người ở trình độ A là bao nhiêu, trình độ B là bao nhiêu. Thứ hai họ phải phân công nhân viên và điều chỉnh người hoặc khung thời gian khi mà trình độ nhân viên đó được nâng lên (năng suất cao hơn). Thứ ba là họ phải đảm bảo khung thời gian này ăn khớp với các hoạt động trước và sau đó sao cho hiệu quả của công ty cao nhất. Cái khó ở đây là không phải nhân viên nào cũng như nhau, công việc nào cũng như nhau và không phải giai đoạn nào cũng như nhau. (Vậy nên ở Đức chú trọng giáo dục và học nghề nhằm đảm bảo nhân công có trình độ đạt chuẩn cao như nhau). Nói túm lại là sẽ phức tạp hơn việc cá nhân tự xây dựng khung Giờ Mở Cửa rất nhiều.

Nhưng trước mắt, việc chia thời gian cho nhân viên theo ngày hoàn toàn có thể làm ngay. Nhất là khi giảm được việc chuyển đổi giữa nhiều việc. Nghiên cứu của trường California chỉ ra rằng nếu bị gián đoạn chỉ vài phút, nhân viên có thể mất tới 23 phút để quay lại tập trung với công việc đó. Vì vậy hãy tiến hành ”timeboxing” sớm nhất có thể.

Ngoài các cửa hàng ở Đức ra thì nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới cũng đang ứng dụng cách này. Dusttin Moskovitz, CEO của Asana nói về quy định của công ty là vào thứ 4 không bao giờ tổ chức họp. Điều này nhằm giúp tất cả mọi người trong công ty được đảm bảo có ít nhất một Giờ Mở Cửa cho những việc cần tập trung lâu của cá nhân.

Cuối cùng, lưu ý là dù biết phương thức này nhưng không hẳn nhiều nhà quản lí sẽ thực hiện được.

Việc tăng ca thì dễ, nhưng với các nhà quản lí, việc mạnh dạn cắt giảm lại vô cùng khó, đòi hỏi sự tính toán chu đáo và cái đầu logic. Có lẽ chính sự lạnh lùng và cẩn thận của người Đức giúp họ dễ dàng phát triển hệ thống này.

Và người bình thường, người ta hay cố hy vọng bán thêm được cho 1-2 khách lẻ. Người Đức lại nghĩ về lâu dài thay vì một chút lợi nhuận trước mắt. Họ đóng cửa, dành thời gian đó học tập để cải thiện kĩ năng (nghĩ dài hạn), hoặc sẽ dành thời gian giải trí để cải thiện năng lượng và sức khoẻ. Volkswagen cũng đi đầu trong chặn giờ gửi mail để đảm bảo ”giờ nào việc nấy” giúp nhân viên nghỉ ngơi ra nghỉ ngơi. Đây là lí do ở Đức có một nền văn hoá ”Urlaub” – đóng cửa để đi nghỉ.

Tuy vậy, như đã nói, ai mới thấy cũng bỡ ngỡ, nhưng rồi họ nhanh chóng hoà vào guồng máy quản lí thời gian này. Thậm chí quen rồi thì thấy không thể thiếu. Do đó, nó hoàn toàn khả thi để áp dụng cho Việt Nam. Khi công ty hay tổ chức của bạn lập ra hệ thống này, mọi người sẽ nhanh chóng điều chỉnh theo. Hãy thử áp dụng với công ty của bạn, có thể nó sẽ trở thành công ty Việt Nam có năng suất Đức thì sao?

————————–

‘Productivity’ isn’t just about how hard people work. The OECD says it’s about efficiency and innovation too. ”Working smarter”, rather than “working harder”.

Theo Amy Sippitt

Ngoài thời gian, còn rất nhiều yếu tố khác liên quan tới năng suất. Chúng ta sẽ trở lại với nội dung tương tự trong các bài sau nhé!

Bài viết cùng chủ đề:

• Timeboxing 1: Kỹ thuật Pomodoro
• Timeboxing 2: Kỹ thuật ETS
• Timeboxing 3 (phần 1): Mô tả hệ thống Giờ Mở Cửa của Đức?
• Timeboxing 3 (phần 2): Giải thích Giờ Mở Cửa