Sổ tay quản lí thời gian

Hiệu ứng Zeigarnik

Bạn chắc chắn thừa biết cảm giác ”Không làm ra hồn việc gì mỗi ngày” như thế nào. Nó khiến chúng ta cảm thấy chán nản với chính mình. Lí do vì chúng ta thường rơi vào hiệu ứng Zeigarnik.

 people remember uncompleted or interrupted tasks better than completed tasks. 

….tình chỉ đẹp khi còn dang dở….

Trong công việc, hiệu ứng này nghĩa là chúng ta luôn có cảm giác có gì đó còn đang đè nặng trong tâm trí, đơn giản vì nó vẫn chưa được hoàn thiện. Ví dụ nhiều người luôn thấy khó ngủ nếu chưa làm xong bài tập. Vì vậy, hài hước là thay vì tư tưởng ngồi mát ăn bát vàng là sung sướng, thì để có cảm giác sống hạnh phúc, ta nên làm hoàn thiện càng nhiều việc càng tốt, để cho não thấy là ta đạt được thành quả mỗi ngày.

Bài hôm nay Mik giới thiệu về hai loại sổ ghi chép quản lí thời gian để tăng năng suất và đương đầu với Zeigarnik. Hai cuốn sổ này đều có giá trên dưới 500k chưa kể phí ship. Nếu bạn từ trước luôn trễ nải thời gian, mà lại chưa ghi sổ bao giờ, thì thực sự nên mua hai cuốn này để cảm nhận được chất lượng giấy đẹp mê mẩn, đặt tay lên là muốn viết liền. Chưa kể các cuốn sổ này có đầy đủ những hướng dẫn cụ thể, giữa các trang lại có những câu truyền cảm hứng ý nghĩa, hoặc đánh số chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, nếu bạn băn khoăn là số tiền trên nên dùng để mua một cuốn sách đầy chữ hơn là một tệp giấy trắng thì cũng được thôi. Mik sẽ mô tả đặc điểm của hai cuốn này để bạn tự làm nó, thứ nhất là không mất nhiều tiền, nhưng quan trọng hơn cả, là để bạn hiểu bản chất sổ và tự xây dựng hệ thống ghi chép riêng của bản thân.

Sổ tay kế hoạch năng suất (The Productivity Planner) TPP

Nguồn ảnh và link mua sổ TPP

Cuốn sổ này sinh ra để đánh bại thói trì hoãn. Nó dựa trên hai phương pháp: Pomodoro mà Mik đã giới thiệu và Ma trận Eisenhower.

Trong ma trận Eisenhower, ô số 1 cần làm đầu tiên khi việc quan trọng có tính khẩn cấp. Ô số 2 ít khẩn cấp hơn nhưng quan trọng thì cần được lên lịch cụ thể. Ô số 3 tuy khẩn cấp nhưng không quan trọng lắm thì bạn có thể nhờ người khác làm. Ô số 4 là việc nào không quan trọng mà cũng chả cấp bách thì tốt nhất là bạn ĐỪNG làm (thực tế đáng buồn là có nhiều người đang làm ngược lại).

Vì lấy ma trận này làm chủ đạo, nên cuốn sổ luôn đi theo một tư tưởng: Điều quan trọng nhất trong cuộc đời là mỗi ngày làm những nhiệm vụ quan trọng nhất của hôm đó. Phương pháp này hướng tới Planning – Tracking – Timing. Tức là theo dõi quá trình làm việc để tăng năng suất của bạn.

Cấu trúc của cuốn sổ này như sau:

• Trang 1:  Việc quan trọng trong tuần hàng đầu là gì? Cái gì quan trọng tiếp theo? Còn lại là các việc khác.
• 5 trang tiếp theo cho 5 ngày trong tuần. Các nhiệm vụ cũng xếp theo thứ tự trọng tâm: Việc quan trọng trong ngày hàng đầu là gì? Cùng với ô vuông ”Target” và ”Actual”, có 5 ô tròn tương ứng 5 quả cà chua trong Pomodoro. Tức là bạn có thể đo được mỗi nhiệm vụ cần bao nhiêu lần 25 phút. Với danh sách này, người dùng được khuyên là đừng cố đưa nhiều nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày. Cái gì cũng quan trọng tức là chả có gì quan trọng cả.
• 1 trang cuối đánh giá thắng lợi của tuần. Đánh giá này có ý nghĩa lớn để cải thiện giữa mục tiêu và thực tế làm việc. Đây là điểm mạnh của cuốn sổ này

——————————————

Phương pháp ghi chép gạch đầu dòng: The Bullet Journal Method – BJM

Cuốn sổ thứ hai là sổ ghi chép giúp truy tìm quá khứ, sắp xếp hiện tại và kiến tạo tương lai.

Track the Past, Order the Present, Design the Future

Cuốn sổ này dựa trên phương pháp dùng các điểm chấm bi để vẽ kí hiệu cho các việc cần làm, có hẳn một cuốn sách hướng dẫn BJM. Cấu trúc bên trong sổ BJM bao gồm:

• Đầu tiên là 2 trang Index dùng để ghi mục lục và số trang
• Future log: chia hai mặt giấy thành 6 tháng
• Monthly log: mỗi trang là 1 tháng, viết ra ba mươi ngày bên trái, viết ra nhiệm vụ của tháng bên phải.
• Daily log: ghi chú hàng ngày và sử dụng hệ kí hiệu mã hoá
• Collection: ghi chú sách cần đọc, thứ cần mua…

Hệ kí hiệu là điểm đặc biệt nhất của phương pháp này, nó được quảng cáo giúp bạn phân biệt giữa bận rộn và năng suất thực sự.

Mỗi nhiệm vụ viết ra sẽ đánh dấu bởi một chấm bi. Sau đó bạn có thể đè lên nó bằng dấu X cho những cái mà mình đã hoàn thiện. Gạch đi nếu thấy nó ko đáng làm. Đặc biệt là sử dụng hệ di cư nhiệm vụ Migration: nếu nhiệm vụ có ích trong thời gian ngắn, cho nút > để làm vào tháng sau (New monthly log). Nếu nhiệm vụ có ích trong thời gian dài, cho nút < để vào Future log. Bạn nào đã đọc bài mã hoá ở Đức sẽ thấy rõ hơn đây là một ứng dụng cho tư duy mã hoá này.

Xem clip để rõ hơn:

Cuối cùng, hãy so sánh hai cuốn sổ một chút.

• Sổ TPP nhấn trọng tâm vào kế hoạch theo tuần còn BJM mở rộng ra kế hoạch tháng.
• Sổ TPP nhìn vào hoạt động trọng tâm và đo năng suất làm hàng tuần. Còn BJM tiếp cận mọi nhiệm vụ cần làm nhờ có kí hiệu mã hoá di chuyển rất linh hoạt. Điều này cho phép BJM giúp bạn bỏ hết những gì dang dở trong đầu ra cho nhẹ, thay vì cứ gánh chịu hiệu ứng Zeigarnik. Nếu đọc qua cuốn sách về BJM, bạn sẽ thấy tư tưởng chánh niệm (minfulness) trong Phật giáo được lồng ghép vào phương pháp này, vì vậy có thể giúp bạn tĩnh tâm hơn trong cuộc sống.
• Nếu TPP chỉ giới hạn một vài trọng tâm thì BJM cho phép bạn thoải mái ghi chú ý tưởng và vấn đề hàng ngày, xứng là là cuốn sổ tay của quá khứ hiện tại và tương lai. Với BJM bạn cứ thoải mái sáng tạo và viết thêm mọi loại danh sách, chỉ cần ghi chú vào trang Index đầu tiên số trang là có thể tra lại dễ dàng. Điều này có nghĩa là nếu bạn tự làm sổ, thì phải ngồi tự đánh số trang giấy.

Bài viết này không gì hơn là giới thiệu. Mik sẽ quay trở lại chủ đề này với những ứng dụng của cá nhân mình nhé!